Diller

Üst Menu

User menu

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Güncelleme Çalışması

Üniversitemiz Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), 26-27 Aralık 2020 tarihleri arasında güncelleme ve bakım çalışması nedeniyle kullanıma kapatılacaktır. 

Tüm birimlerimiz ve kullanıcılarımızın iş ve işlemlerinde aksaklık olmaması için EBYS üzerinden gerçekleştirilen evrak sevk, güncelleme, izin formu oluşturma, imza, paraf vb. işlemlerini belirtilen tarih öncesinde işleme alarak bitirmesi gerekmektedir. Bakım çalışması sürecinde sistemin açılması mümkün değildir.

Yapılacak güncelleme ve bakım çalışması ile EBYS sistemimiz Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığı Destek ve Mali Hizmetler Genel Müdürlüğü tarafından yayınlanan yeni resmi yazışma usul esasları hakkındaki yönetmeliğe uygun hale getirilecektir.

Yapılacak olan değişikliklerden dolayı kullanıcıların aşağıdaki maddeleri dikkate alarak evrak süreçlerini yönetmesi gerekmektedir.

1- Evrak şablonlarında sağ üst köşedeki barkod bilgisi kaldırılarak sayfanın en altındaki alt antet bandında metin olarak yerleştirilerek, EBYS sistemimizde yazılan bütün evrakların E-Devlet üzerinden sorgulanması sağlanmıştır.

2- Evrak sayı bölümünde evrak nerede yazılmış ise yazıldığı ortamı belirtmek amaçlı “E,Z,O” gibi kısaltmalar gelmiştir. Şablonlarda; Elektronik ortamda hazırlandığını belirten “E”, zorunlu hallerde hazırlandığını belirten “Z” ve olağan üstü hallerde “O” ifadesi sayı kısmının en başına standart gelecek şekilde şablonlarda değişiklik yapılacaktır. Yeni numaratör 1 Ocak 2021 tarihinden itibaren devreye girecektir. Mevcut durumda evraklar imzalandıktan sonra sayı alırken, yeni düzenleme ile beraber evrak sistemde hazırlanıp onaya gönderildiği anda sayı alacaktır. İmzalanması red edilen veya paraftan geri dönen evraklar sayı aldığı için sistemsel bir problem olmadığı sürece düzenlemesi yapıldıktan sonra tekrar onaya sunulmalıdır. Bu durumdan dolayı kullanıcıların hazırladıkları evrakları onaya sunmadan önce dikkatlice incelemesi gerekmektedir.

3- Evrak üzerinde tarih bölümü gösteriminde ayraç (/) iken nokta(.) kullanılması yönünde değişiklik yapılacak olup evrak, iş akışındaki son imzacıdan çıktıktan sonra sistem tarafından tarih alacaktır.

4- Kurum İçi veya Kurum Dışı evrakların dağıtımlı olanları için mevcutta sistem tarafından çıkarılan kopya ile oluşturulmaktaydı. Yeni düzenleme ile kopya oluşumu kaldırılarak birden fazla yere dağıtımlı yazılan kurum içi ve kurum dışı yazıların tamamında hitap kısımları “DAĞITIM YERLERİNE” şeklinde düzenlenecektir. Kurum içi ve ya kurum dışı yazışmalarda bir birime yazılan evraklarda makam hitabı mevcutta olduğu gibi devam edecektir. Evrak üzerinde imzacının isminin altında veya üstünde bulunan “e-imzalıdır” ifadesi yeni düzenleme ile kaldırılarak sadece imzacı bilgileri bulunacaktır. İmza atan kullanıcıların pozisyon bilgileri düzenlenerek isim bilgisi altında detaylı olarak verilecektir. Ör: x Anabilim Dalı Başkanı veya y Daire Başkanı vb.

5- Hizmete Özel gizlilik dereceli yazılar hariç, Gizli/Çok Gizli Evraklar EBYS sisteminde yazılması kesinlikle yasak olup, EBYS sisteminde tanımlanacak yeni sekmeler aracılığı ile fiziki ortamda yazılan bu tür evrakların sadece üst verileri kayıt altına alınarak numaratörden sayı alacaktır.

6- Şablonlar içerisindeki imza altı açıklama kısmı yeni düzenleme ile kaldırılmış olup, imza altı açıklama bilgisinin gerektiği durumlarda ekler kısmana eklenmesi gerekmekedir.

7- Yeni yazışma kurallarının getirdiği en önemli yenilik, sistemde paraf nüshalarının tamamen ortadan kaldırılmasıdır. Evrakın üzerinde paraf bilgileri bulunmaması gerekmektedir. Paraf bölümleri şablon üzerinden tamamen kaldırılacak olup kullanıcılar parafçı ekleyerek oluşturdukları evrakları kontrole veya onaya gönderebileceklerdir. Evrakı paraflayan kullanıcı bilgisi şablonda değil meta alanı üzerinden görülecektir.

ÖNEMLİ NOT: Evrakların alt antet bölmesinde birimlerin güncel iletişim bilgisinin bulunması zorunlu olduğundan telefon numarası, adres vb. iletişim bilgileri eksik olan birimlerin ebys@firat.edu.tr adresine birim iletişim bilgilerini göndermesi gerekmektedir.